Acceptance Quality Limit (AQL): Was ist das?

Es kostet enorm viel Zeit, die komplette Anzahl der bestellten Produkte einzeln zu kontrollieren. Daher wurde mit der ISO 2859-1 eine internationale Norm zur Auswahl von Stichproben, auch Samples genannt, entwickelt. Diese Norm wurde entwickelt, um eine statistisch repräsentative Anzahl Stichproben wählen zu können. Auch wird hiermit die Grenze zwischen akzeptabel und abzulehnen bestimmt. Die Tabellen, die hierfür verwendet werden, bezeichnet man als  Acceptance Quality Limit / Level (AQL)-Tabellen.

Das Limit wird in ISO 2859 genormt als das ’niedrigste Qualitätsniveau, das noch akzeptabel ist‘. In der Praxis werden drei verschiedene Defekttypen unterschieden.

• Kleine (geringfügige)Defekte: Fehler, die von den meisten Benutzern nicht bemerkt werden oder die sie als nicht gravierend empfinden
• Große (erheblich) Defekte: Fehler, die ein Anwender nicht hinnehmen wird
• Kritische (critical) Defekte: völlig inakzeptable Fehler, die zu Verletzungen führen können oder gegen Gesetze verstoßen

Anhand der gefundenen Defekte gibt das Begutachtungsunternehmen eine Empfehlung ab, ob Sie die Bestellung annehmen können oder ablehnen sollten.

Ein Gutachter muss einige Stichproben wählen, die für die gesamte Bestellung oder den bereits fertig gestellten Teil davon, und somit für die Anzahl der Defekte, repräsentativ ist. Die AQL Tabellen sind hierfür ein statistisches Hilfsmittel.

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Die Arbeit eines Qualitätsgutachters

Ein Qualitätsgutachter ist ein entsprechend qualifizierter Qualitätsingenieur, der sich auf eine bestimmte Produktkategorie spezialisiert hat. Ein Qualitätsingenieur, auch Gutachter genannt, ist auf die Interpretation von Spezifikationen und auf die Durchführung von Tests spezialisiert. Von seiner Ausbildung her ist er darauf trainiert, auf Details zu achten. Deswegen entgeht seinem wachsamen Auge so gut wie nichts. Innerhalb seiner Produktkategorie ist ein Gutachter jedoch kein Spezialist. Insofern verfügt er nicht über Spezialwissen zu einem bestimmten Produkt. Beispiel: Ein Gutachter, der auf Textilien spezialisiert ist, wird dadurch noch nicht zum Experten für Unterhosen. Er ist jedoch dahingehend geschult und verfügt über die entsprechende Erfahrung, um eine Begutachtung anhand der Spezifikationen des Kunden professionell durchzuführen.

Nach seinem Eintreffen in einer Fabrik wird er zunächst Informationen über den Lieferanten sammeln. Anschließend nimmt er einige beliebigen Stichproben aus den gelagerten Produktbeständen. Erst werden die Kartons, aus denen die Stichproben genommen werden, nach Zufallsprinzip ausgewählt. Anschließend wählt der Gutachter die Anzahl Stichproben, die in den AQL-Tabellen vorgegeben wird. Wenn Sie ein anderes Begutachtungsniveau (strenger oder weniger streng) anwenden möchten, ist dies natürlich ebenfalls möglich.

Bei einer durchschnittlichen Inspektion dieser Stichproben werden folgende Aspekte in jedem Fall kontrolliert.

• das Acceptance Quality Limit (AQL)
• die Mengen
• die Produktspezifikationen
• die Etiketten und Markierungen
• die Verpackung

Je nach Produkt wird der Gutachter verschiedene Prüfaspekte durchgehen und einige Tests durchführen (Sicherheit Funktionalität etc.). Die Prüfaspekte können je nach Umständen von dem SpecSheet abweichen, mit dem Ihre Produktion zunächst angefangen hat. Der Gutachter wird Ihre Produkte anhand verschiedener Defekte, die Sie angegeben haben, kontrollieren.

Zur ordnungsgemäßen Durchführung der Begutachtung nimmt der Gutachter einige Werkzeuge mit, z. B. Kamera, Messinstrumente, Pantone-Farbbuch (PMS-Farben), Scanner für Barcodes und Spezialband. Weil der Gutachter selbst in der Regel nicht in der Nähe der Fabriken ansässig ist, kann er nicht in jedem Fall sämtliche Werkzeuge mitbringen. Gutachter tragen jedoch die erforderlichen Gerätschaften für eine korrekte Durchführung der Begutachtung mit sich.

Nach der Begutachtung trägt der Gutachter alle Ergebnisse zusammen. Diese verarbeitet er im Protokoll des Qualitätskontrollunternehmens. Das Gutachten wird Ihnen dann per E-Mail zugesandt. Der Gutachter ist dann wieder bereit für eine weitere Begutachtung!

Ihre Sourcing Agent vor Ort ist kein zuverlässiger Qualitätsgutachter!

Bei Geschäften mit China, Indien oder Vietnam nehmen Sie wahrscheinlich alle Hilfe in Anspruch, die Ihnen geboten wird. Sicherlich ist es naheliegend, einen Sourcing Agent vor Ort zu verpflichten, der Ihnen bei der Suche nach geeigneten Herstellern hilft und der die Kommunikation in Ländern wie China erleichtert. Wahrscheinlich erscheint es Ihnen daher auch nicht unlogisch, dass ein Agent Ihnen bei der Qualitätskontrolle behilflich sein kann. Allerdings sind diese lokalen Sourcing Agents nicht zur Begutachtung Ihrer Produkte geeignet. Sie verfügen nämlich nicht über eine Ausbildung zum Qualitätsingenieur und können eine solche Begutachtung daher nicht professionell durchführen. Sie werden daher kein herkömmliches Gutachten erhalten. Wie können Sie sicher gehen, dass die Begutachtung tatsächlich durchgeführt wird? Sie können nicht einmal sicher sein, dass der Sourcing Agent überhaupt in Ihrer Fabrik gewesen ist. Vielleicht hatte er nicht genug Zeit oder er war gerade in einer völlig anderen Gegend des Landes. Dies birgt viele Risiken in sich, für die der Agent nicht haftbar gemacht werden kann.

Dennoch behaupten die meisten Agenten, professionelle Qualitätskontrollen durchführen zu können. Natürlich ist es nicht ausgeschlossen, dass Ihr Agent auch ordnungsgemäß qualifizierter Gutachter ist. Aber es ist durchaus normal, dass der Sourcing Agent eine Kommission von der Fabrik erhält, von welcher der Importeur oftmals nichts erfährt. Der Agent wird also doppelt bezahlt: einmal vom Importeur und einmal von der Fabrik. Ein Sourcing Agent dürfte aufgrund dieses Interessenskonflikts wohl niemals eine Bestellung für unwürdig erklären.

Daher sind Sie immer besser bedient, wenn Sie Ihre Qualitätskontrolle selbst durchführen oder ein unabhängiges Qualitätskontrollunternehmen damit beauftragen.
 

Warten Sie nicht, bis es zu spät ist

Wenn Sie abwarten, bis Ihre Produkte in Europa eintreffen, ist es schlicht und einfach zu spät. Sie haben Produkte in China, Indien oder Vietnam bestellt, bei einem Lieferanten, dem Sie vertrauen. Auch haben Sie eine gute Liste mit Spezifikationen übermittelt. Daher beschließen Sie, die Produkte einfach nach Deutschland verschiffen zu lassen. Es kommt jedoch regelmäßig vor, dass die Produkte, die hier ankommen, für den deutschen Markt nicht mehr akzeptabel sind. Ein hoher Prozentsatz gilt als ‘defekt’. Leider ist es dann für eine Lösung des Problems zu spät.

Im Falle von China, Indien und Vietnam ist es nämlich nicht möglich, defekte Produkte zurückzusenden. In manchen Ländern ist dies sogar per Gesetz verboten! Die Behörden haben diese Maßnahme eingeführt, um Steuerbetrug zu vermeiden.

Außerdem ist es äußerst unwahrscheinlich, dass die Fabrik kostenlos eine Neuproduktion der Bestellung durchführen oder Geld zurückerstatten wird. Der Hersteller wird allenfalls einen Rabatt anbieten, den er mit der nächsten Bestellung verrechnen würde. Aber wer möchte sich schon eine nächste Bestellung bei einem Lieferanten aufhalsen, der defekte Produkte liefert? Nur mit einem guten Vertrag, in dem die Produktspezifikationen und die Konsequenzen bei Abweichungen detailliert genannt sind, gibt es eine Chance, dass Sie Ihr Geld wieder sehen. Die Wahrscheinlichkeit ist jedoch sehr gering.

Wenn die Produkte noch zu retten sind, könnten Sie noch in Erwägung ziehen, sie im eigenen Land reparieren zu lassen, falls dies überhaupt in Frage kommt. Arbeitslohn und Rohstoffe sind hier schließlich wesentlich teurer als in China, Indien und Vietnam. Selbst wenn Sie die Produkte etwa in Hongkong reparieren lassen, zahlen Sie zusätzliche Versand- und Arbeitskosten.

Daher sollten Sie lieber im Laufe des Produktionsprozesses die Qualität vor Ort kontrollieren (lassen). So können Sie dem Lieferanten Tipps geben und Anweisungen erteilen. Dieser Ansatz funktioniert am besten, wenn Sie nicht eher bezahlen, bis die Fabrik die entsprechenden Reparaturen und Änderungen vorgenommen hat. Außerdem zeigen Sie auf diese Weise den richtigen Personen, was für Sie akzeptabel ist und was nicht: nämlich den Technikern und den übrigen Mitarbeitern in der Fabrik selbst.
Eine solche Qualitätskontrolle mag zwar aufwändig sein, ist aber besser als ein Container voll mit unbrauchbaren Produkten. Nicht umsonst entscheiden sich die meisten Importeure für eine “Pre-Shipment Inspection (PSI)” ein paar Tage vor dem Verladen der Produkte in den Container. Je nachdem, welches Risiko Sie selbst auf sich nehmen möchten, können Begutachtungen auch zu anderen Zeitpunkten im Produktionsprozess durchgeführt werden.

Ihre Produktspezifikationen auf einen Blick

Wenn Sie einen guten Lieferanten gefunden haben, entscheiden Sie, ob der Prototyp, den Sie von diesem Lieferanten erhalten, gut genug ist. Dieser Prototyp dient als Muster dafür, wie die übrige Produktion auszusehen hat. Mit einem für gut befundenen Prototypen ist es jedoch nicht getan. Um Probleme und Missverständnisse zu vermeiden, erstellen Sie für den Lieferanten eine Liste mit Spezifikationen, denen Ihr Produkt entsprechen muss: ein sogenanntes SpecSheet. Sie können diese Spezifikationen nicht nur für die Fabrik verwenden, sondern auch als Referenzgrundlage für Qualitätskontrollen. Gutachter können dann den Zustand, in dem sich die Produkte befinden, mit Ihren Spezifikationen vergleichen. Daher gehören die Informationen, die in einem SpecSheet stehen, zu den wichtigsten Arbeitsgrundlagen eines unabhängigen Begutachtungsunternehmens. Dadurch weiß der Gutachter nämlich genau, in Bezug auf welche Anforderungen er zu kontrollieren hat – neben den Aspekten, die er ohnehin kontrolliert.

Spezifikationen müssen zumindest die folgenden Aspekte umfassen:

• Kartons, Markierung und Verkaufsverpackung
• Abmessungen und Gewicht
• Etiketten, Logos, Markenzeichen, Barcodes und Karten
• Ausführung , Farbe und sonstige visuelle Aspekte
• Montage und fachliches Können
• Rohstoffe, Material und Ersatzteile

Wir sehen oft, dass westliche Unternehmen ihre Spezifikationen ihren Lieferanten so vorlegen, als wären es westliche Lieferanten. Und gerade da ist häufig der Wurm drin. Wichtig ist die Formulierung von detaillierten Spezifikationen, die für unterschiedliche Interpretation keinen Spielraum lassen. Seien Sie so konkret wie möglich, denn der Hersteller kann nicht Ihre Gedanken lesen. Ihre Mess- und Testmethoden für diese detaillierten Spezifikationen müssen dabei mit angegeben werden.

Hier noch ein paar weitere Tipps für ein deutliches SpecSheet:

• Eine Liste mit Definitionen am Anfang verhindert Missverständnisse bei den übrigen Spezifikationen.
• Nennen Sie immer die Normen, die Sie anwenden: die Normen, die im Verkaufsland gelten, aber auch die Pantone-(PMS-)Farben, das metrische System, ISO-Normen etc.
• Listen Sie die Versandumstände detailliert auf, damit der Lieferant etwa Feuchtigkeit und entsprechende Temperaturen berücksichtigen kann.
• Welche Abweichungen sind für Sie noch im tolerablen Bereich? Und welche Konsequenzen hat es, wenn der Lieferant dagegen verstößt?
• Drücken Sie sich immer klar aus und vermeiden Sie missverständliche Verweise.

Was ist Qualitätskontrolle? Eine Einführung für Importeure

Produkte aus Entwicklungsländern zu importieren ist nicht ganz unriskant. Nicht jeder ist auch das, was er vorgibt zu sein, und gelegentlich machen sich unehrliche Lieferanten mit dem Vorschuss aus dem Staub. Wir wissen, dass die meisten Importeure insbesondere mit zwei Problemen konfrontiert werden. Erstens ist die Qualität der Produkte, die sie bestellen, gering. Asiatische Lieferanten sehen nicht ein, dass Produkte, die nicht Ihren Anforderungen entsprechen, nicht dennoch verkauft werden können. Zweitens kommt es häufig zu Verzögerungen im Produktionsprozess.

Große Importeure würden gerade aus diesem Grund erst gar nicht daran denken, auf Qualitätskontrollen (QC) in Niedriglohnländern zu verzichten. Wenn Sie direkt aus China, Indien oder Vietnam importieren, ist es wichtig zu wissen, was Qualitätskontrollen sind und wann Sie eine Begutachtung benötigen. Hier eine kurze Einführung in die QC-Welt.

Vor Beginn der Begutachtungen

Es ist wichtig, dass Sie schriftlich festhalten, was Sie von einem Lieferanten erwarten. Teilen Sie ihm mit, dass Sie Wert auf Qualität legen und dass Sie diese Qualität kontrollieren werden. Machen Sie unmissverständlich klar, welche Fehlermargen Sie tolerieren: Was ist ein kleiner Defekt und was ist nicht mehr hinnehmbar? So lernt die Fabrik Ihre Erwartungen genau kennen. Sollten Sie beschließen, unabhängige Qualitätskontrolleure zu beauftragen, können diese anhand Ihrer Vorgaben eine Begutachtung durchführen.

Kontrollieren Sie vor dem Versand!

Wenn Sie abwarten, bis Ihre Produkte in Europa eintreffen, ist es schlicht und einfach zu spät. Im Falle von China, Indien oder Vietnam ist es nämlich schier unmöglich, defekte Produkte zurückzusenden. Außerdem ist es äußerst unwahrscheinlich, dass die Fabrik kostenlos eine Neuproduktion durchführen oder Geld zurückerstatten wird. Daher sollten Sie besser im Laufe des Produktionsprozesses die Qualität kontrollieren. So können Sie dem Lieferanten Tipps geben und Anweisungen erteilen, damit dieser Ihre Wünsche kennen lernt. Dies mag zwar aufwändig sein, ist aber besser als ein Container voll mit unbrauchbaren Produkten.

Überlassen Sie es nicht dem Agenten

Obwohl ein Sourcing Agent eine durchaus wertvolle Hilfe sein kann, wenn es darum geht, neue Fabriken zu finden und Kulturunterschiede zu überbrücken, wird er Ihnen bei der Qualitätskontrolle Ihrer Bestellung nicht behilflich sein können. Die meisten Agenten erhalten von den betreffenden Fabriken nämlich eine Kommission für die Werbung neuer Kunden. Darum wird das Urteil dieses Agenten niemals negativ sein. Außerdem haben solche Agenten keinerlei Vorbildung als Qualitätskontrolleur. Sie wissen daher nicht, worauf es bei einer professionellen Inspektion ankommt.

Die Arbeit eines Qualitätsgutachters

Ein Qualitätsgutachter ist ein entsprechend qualifizierter Qualitätsingenieur, der sich auf bestimmte Produkte spezialisiert hat. Je nach Produkt wird der Gutachter verschiedene Prüfaspekte durchgehen. Möglich sind zum Beispiel Quantität, äußeres Erscheinungsbild, Konformität mit Ihren Wünschen und entsprechende Funktionstests.

Stichproben wählen

Es kostet enorm viel Zeit, die komplette Anzahl der bestellten Produkte einzeln zu kontrollieren. Daher wurde mit der ISO 2859-1 eine internationale Norm zur Auswahl von Stichproben, auch Samples genannt, entwickelt. Diese Norm wurde entwickelt, um eine statistisch repräsentative Anzahl Stichproben wählen zu können.

Der nächste Schritt

Nachdem Sie sich mehr oder weniger darüber im Klaren sind, was eine Qualitätskontrolle beinhaltet, können Sie ein zuverlässiges QC-Unternehmen beauftragen, zum Beispiel QC CHINA, QC INDIA & QC VIETNAM !

Der Nutzen einer Qualitätskontrolle

Möglicherweise fragen Sie sich: ‘Warum brauche ich eine Qualitätskontrolle/Qualitätsbegutachtung überhaupt?’ Die Antwort liegt auf der Hand: wegen der Risiken, die man als Importeur eingeht. Diese Risiken entstehen durch die vielen Übergabemomente. Dies sind Momente, an denen die Produkte und Einzelteile von Zwischenhändler/-bearbeiter zu Zwischenhändler/-bearbeiter wandern, bis der Kunde das fertige Endprodukt geliefert bekommt. Ähnlich wie bei dem bekannten Kinderspiel ‚Stille Post’, bei dem man sich einen Satz zuflüstert, der mehrfach missverstanden wird und der hinterher mit dem ursprünglichen Satz nur noch wenig zu tun hat. Wenn sich diese Übergabemomente stapeln, möchten Sie sicher gehen, dass der Lieferant Ihre Wünsche verstanden hat. Und überhaupt: Wie schlüssig sind Ihre Verträge? Bekommen Sie auch tatsächlich, was Sie bestellt haben? Und wird Ihr Kunde das versprochene Endprodukt erhalten? Es gibt viele mögliche Szenarien, bei denen alles Mögliche schief gehen kann.

Wir haben beispielsweise die Erfahrung gemacht, dass die Fabriken am Ende der Produktion oder bei einer zweiten Bestellung die Sache nicht mehr so genau sehen. Das liegt daran, dass die Fabriken Geld sparen möchten, indem sie preiswertere Materialien verwenden, indem sie weniger auf Qualität achten, indem sie billigere (da weniger qualifizierte) Arbeitskräfte einsetzen und indem sie bei der Produktion aufs Tempo drücken.

Die durchschnittliche Personalfluktuation in [???] liegt hoch. Wenn ständig neue Beschäftigte an Ihren Produkten arbeiten, werden bei jeder Bestellung neue Probleme entstehen. Dann ist von einer Lernkurve, die den Produktionsprozess immer effektiver machen würde, weil die Fabrik aus ihren Fehlern lernt, keine Rede mehr – im Gegenteil! Bei jeder neuen Bestellung sehen die neuen Mitarbeiter Ihr Produkt zum ersten Mal. Allein deshalb sind Qualitätskontrollen ein Muss.

Ein anderes Problem sind die Kosten, die mit dem Importprozess verbunden sind. Die Verschiffung von Waren nach Europa ist eine kostspielige Angelegenheit. Oft erweist es sich in der Praxis als quasi unmöglich, defekte Produkte nach China, Indien oder Vietnam zurückzusenden. Aber Sie kennen sich ja aus und die Geschäfte laufen gut. Im Laufe der Jahre haben Sie Lieferanten gefunden, mit denen Sie zufrieden sind. Ab und zu reisen Sie selbst in die verschiedenen Länder, um nach dem Rechten zu sehen. Die Annahme, dass Ihre Produkte beim nächsten Mal gut sein werden, weil sie es im Moment sind, ist daher ein rascher Schluss. Und es wäre wohl auch ziemlich teuer, wenn man selbst noch die Qualität überprüfen müsste. Schließlich haben Sie auch andere Verpflichtungen. Solche Reisen sind anstrengend und nicht gerade billig, zudem sind die Tage in der Fabrik lang. Auch möchten Sie Ihre Reise in der Regel gerne im Voraus planen, auch durch gewisse Umstände ist es zu Verzögerungen in Ihrer Produktion gekommen. Fazit: Irgendwann können Sie die Qualitätskontrolle nicht mehr stemmen und hören damit auf.

Falls Sie nicht selbst über die Zeit und die Kompetenz verfügen, ‚Ihre’ Fabrik zu kontrollieren und die Waren vor dem Versand zu begutachten, ist es eine weise Entscheidung, die Qualitätskontrolle outzusourcen. Professionelle und unabhängige Gutachter von erfahrenen Qualitätssicherungsunternehmen bieten sich als Lösung.