Als u een goede leverancier heeft gevonden bepaalt u of het prototype dat deze u opstuurt goed genoeg is. Dit is een voorbeeld van hoe de rest van de productie eruit moet zien. Een goedgekeurd prototype is echter niet genoeg. Om problemen en misverstanden te voorkomen maakt u een lijst voor de leverancier met de specificaties waaraan uw product moet voldoen: een spec sheet. U kunt deze specificaties niet alleen voor de fabriek gebruiken, maar ook als referentie voor kwaliteitscontrole. Inspecteurs kunnen de staat waarin de producten verkeren vergelijken met uw specificaties. Daarom is de informatie van een spec sheet een van de meest belangrijke dingen voor een onafhankelijk inspectiebedrijf. Hiermee weet de inspecteur namelijk precies op welke eisen hij moet controleren, bóven op de zaken die hij sowieso inspecteert.

Specificaties moeten op zijn minst de volgende aspecten omvatten:

  • Dozen, markering en verkoopverpakking.
  • Afmeting en gewicht.
  • Labels, logo’s, merkjes, streepjescodes en kaartjes.
  • Afwerking , kleur en andere visuele zaken.
  • Assemblage en vakmanschap.
  • Grondstoffen, materiaal en onderdelen.

Wat we vaak zien is dat Westerse bedrijven hun specificaties net zo aan leveranciers voorleggen als aan Westerse leveranciers. Dat is waar het mis gaat. De crux zit hem in de formulering van gedetailleerde specificaties, zodat er geen ruimte voor eigen interpretatie overblijft. Wees zo specifiek mogelijk, want de fabrikant kan niet in uw hoofd kijken. Uw methoden voor het meten en testen van die gedetailleerde specificaties moeten daarbij vermeld worden.

Nog een paar tips voor een duidelijke spec sheet volgen hieronder:

  • Een lijst van definities aan het begin voorkomt verwarring over de rest van de specificaties.
  • Noem altijd de standaarden die u gebruikt: de standaarden die in het land van verkoop gelden, maar ook de Pantone (PMS) kleuren, het metrische systeem, ISO standaarden, et cetera.
  • Specificeer de omstandigheden van de verscheping, zodat de leverancier rekening kan houden met vochtigheid en temperaturen.
  • Welke afwijkingen kunt u nog tolereren? En wat is de consequentie als de leverancier daaroverheen gaat?
  • Gebruik duidelijke taal en vermijdt ambigue verwijzingen.